¿Cómo montar un TPV en mi negocio ? Una guía de compra.

En este blog recibimos a menudo consultas de empresarios sobre cómo montar un TPV: Terminal Punto Venta. Entendemos por TPV aquel sistema, sea físico o virtual, cuya misión es procesar pagos en puntos de venta. Los TPV electrónicos o virtuales los tratamos en un artículo anterior, y consisten en un software conocido como TPV virtual. Por su parte, un TPV físico puede consistir en un sólo dispositivo (como el datáfono) o en un conjunto de ellos (impresora térmica de tickets, lector de tarjetas, lectores lásers…). A menudo estos dispositivos se venden juntos en un pack, que incluye tanto los dispositivos físicos como el software necesario.

Criterio 1: Funcionalidad

Existe cierta confusión en cuanto a las funcionalidades que puede realizar una TPV. Lo más importante a la hora de elegir un sistema es que «haga» lo que realmente necesitamos. He aquí algunas de las operaciones que puede realizar una TPV:

• Inventario de productos.
• Control básico de clientes (CRM).
• Realizar operaciones de venta.
• Pasarela de pago online.
• Impresión de tickets y facturas.
• Automatización de pedidos.
• Gestión de devoluciones.
• Integración con otros sistemas.

Por ejemplo, si lo único que necesitas es una pasarela de pago para que tus clientes puedan pagar con tarjeta de crédito, un simple datáfono de toda la vida bastará. Algunos bancos ofrecen sus propios datáfonos digitales de forma gratuita (si bien se cobrarán su costo en comisiones de venta, por supuesto).

Si además quieres gestionar pagos de forma completa, llevando contabilidad de todo tipo de cobros y además actualizando el inventario, imprimir recibos y gestionar devoluciones, necesitarás un sistema mucho más avanzado con un software adecuado.

Criterio 2: Tipo de negocio

No es lo mismo el TPV que necesitaría una panadería de barrio, que el que necesitarían unos grandes almacenes con 20 puntos de venta interconectados. Tampoco es lo mismo el TPV que necesitaría una tienda online:

• Para pequeñas empresas el TPV puede consistir en un datáfono o en un simple PC adaptado con una pantalla táctil, lector de tarjetas, impresora y periféricos. Este tipo de TPV se vende en paquetes y suele incluir un software básico de gestión de ventas que es suficiente para este perfil.
• Para grandes empresas con múltiples puntos de venta, lo más importante no es tanto el TPV físico como el software. En estos casos cabe considerar soluciones Cloud que aseguren una alta disponibilidad, seguridad y sincronización de datos. También es posible que necesites integración con otros sistemas corporativos (Salesforce, SAP, HubSpot…) por lo cual pueden llegar a necesitar un desarrollo a medida. Si necesitas asesoramiento sobre aplicaciones TPV a medida, puedes consultarnos aquí de forma gratuita.
• Para negocios o tiendas online (e-commerce) puede que no sea necesario ningún hardware en absoluto (salvo los servidores de tu proveedor), pues lo único que necesitarás es una plataforma web como WooCommerce, Prestashop y similares. Éstas se puede integrar fácilmente con PayPal, pasarelas bancarias e incluso con pasarelas de pago con bitcoins.

Criterio 3: Presupuesto

Más allá de las necesidades de tu negocio, lo que más va a determinar la compra de un TPV u otro va a ser el presupuesto. Tanto si el TPV es físico o totalmente virtual, los costes pueden ir de «cero euros» hasta «todo lo que te puedas gastar».

La opción más económica (pero más problemática)

La opción más barata es adquirir un software TPV «open source», que a menudo son totalmente gratuitos y están mantenidos por una amplia comunidad (si os interesa podemos hacer otro artículo sobre esta opción).

A partir de ahí puedes comprar todos los dispositivos que vayas necesitando: impresora de tickets, lector de tarjetas, lector láser, etc. Esta opción tiene el molesto inconveniente de necesitar bastante trabajo técnico, desde la instalación hasta su mantenimiento. Por tanto, en algún momento vamos a necesitar una persona con los conocimientos técnicos para que nos dé el soporte necesario.

La opción deluxe

Existen soluciones TPV que no sólo incluyen completos sistemas físicos, sino también software de gestión de inventario, clientes y ventas, con base de datos compartida en la nube, backup periódico automático y soporte 24/7. Estas soluciones suelen proveerlas empresas especializadas mediante contratos SaaS (Software as a Service) y un contrato de compra o alquiler de los equipos físicos.

Otras opciones económicas

El mejor balance en prestaciones-precio suele ser un pack TPV completo que incluya todo el hardware y el software necesario. Para un negocio que está empezando, la compra de su primer TPV puede suponer una fuerte inversión. Sin embargo, el mercado de segunda mano puede ayudar a ahorrar dinero. Los TPV por lo general sufren poco desgaste, pues sus sistemas trabajan con poca carga computacional y los periféricos físicos suelen ser bastante duraderos. Con el tiempo, las impresoras sí son más susceptibles de problemas (en general todos los dispositivos con partes móviles). Pero después de todo, estos son dispositivos económicos y fácilmente reemplazables.

A modo de conclusión

En cuanto a la elección de un TPV no hay una respuesta genérica que sea válida para todos los perfiles. Todo va a depender de las necesidades y presupuesto de cada negocio. Por suerte, existe una amplia variedad de configuraciones, modelos y opciones de compra. Además puedes comenzar con un paquete básico e ir ampliando sobre éste según vayas descubriendo tus necesidades particulares.

No dudes en contactar con nosotros o escribirnos un comentario si necesitas asesoramiento sobre la mejor opción para tu caso.