RACI vs DACI: ¿Cuál es mejor para Product Management?

A medida que las organizaciones crecen, la complejidad sobre quién es responsable de hacer qué se vuelve un auténtico infierno. Los Product Managers tienen una larga lista de responsabilidades, pero muy poco poder de decisión sobre otros roles o departamentos.

Hay dos herramientas de gestión que son útiles para asegurarse de que todos sepan quién participa en una actividad y quién toma una decisión sobre un tema en particular:

RACI y DACI son animales muy distintos

No te dejes engañar por el parecido de estos acrónimos:

• RACI: ¿Quién es responsable de completar ciertas tareas?
• DACI: ¿Quién decide sobre un curso de acción para una tarea o función en particular?

El Product Manager empleará una u otra dependiendo de si el problema es de responsabilidad o toma de decisiones.

¿Cómo funciona la matriz RACI?

• Responsible (Responsable/Encargado): ¿Quién es responsable de participar en la realización de una actividad?
• Accountable (Responsable/Aprobador): ¿Quién es responsable de asegurarse de que se complete una actividad?
• Consulted (Consultado): ¿A quién se consulta durante el proceso de realización de una actividad?
• Informed (Informado): ¿Quién debe estar informado sobre el estado de una actividad?

¿Cómo funciona la matriz DACI?

• Driver (Conductor): ¿Quién lleva a cabo la ejecución de una decisión?
• Approver (Aprobador): ¿Quién aprueba una decisión en particular?
• Contributor (Contribuyente): ¿Quién contribuye a una decisión?
• Informed (Informado): ¿Quién es simplemente informado sobre la decisión final?

El modelo DACI funciona de maravilla para aclarar confusiones sobre quién toma las decisiones. Esta matriz muestra claramente quién está al mando. También está muy claro quién puede aprobar, quién puede contribuir con un punto de vista y quién puede detener el proyecto.

Usando RACI y DACI de manera efectiva

El mejor momento para crear matrices RACI y DACI es al comienzo de un proyecto. Lo habitual es que los Program Managers ayuden a definir los detalles junto con el resto de Stakeholders.

Un error muy común (y a veces inevitable) es esperar para crear estos artefactos después de que surja un conflicto sobre quién hace qué y quién manda. A posteriori siempre es más difícil llegar a un acuerdo porque las partes ya tienen sus propias expectativas.

Si tu equipo tiene dificultades para tomar decisiones y adherirse a ellas, organiza una reunión para analizar los problemas y redefinir la DACI. Es posible que necesites un facilitador imparcial. También es importante invitar a alguien de la jerarquía de la empresa que pueda tomar una decisión en nombre de todos (cuenta con que se puedan dar bloqueos de opinión).

Independientemente de si usas RACI o DACI, trata de mantener bajo el número de «A»s.

Una ventaja de estas matrices es que se pueden reutilizar de un producto a otro.

DACI suele ser más apropiada para Product Management

Para la mayoría de organizaciones, una RACI funciona de maravilla. Los Product Managers se enfrentan con más complicaciones: tienen mucha responsabilidad pero poco poder disciplinario. También tratan de avanzar en varios frentes con diferentes departamentos y roles que a menudo tienen intereses diferentes.

Sin una toma de decisiones clara, los proyectos completos pueden estancarse mientras todos se ponen de acuerdo. Esta situación es la razón por la que muchos Product Managers recurren a la matriz DACI.

Es solo una letra, pero el impacto organizacional es dramático cuando todos los niveles de la empresa la adoptan. Por eso, DACI puede ser el salvavidas para muchos productos.

Eso no significa que solamente se pueda utilizar una u otra: ambas pueden usarse en paralelo. Por ejemplo, para definir actividades de Ingeniería y Operaciones, una RACI puede ser más práctica; mientras que una DACI se puede emplear a nivel de dirección.

Aunque sean herramientas diferentes, ambas tienen cierto nivel de intersección. Así que si te decides por utilizar ambas, procura mantener la consistencia entre una y otra.

Redefiniendo DACI en el contexto de Producto

• Driver
  • Limitado a una sola persona (suele ser el PM)
  • Impulsa el proyecto hacia delante
  • Responsabilidades adicionales:
    • Organizar reuniones
    • Reunir feedback
    • Negociar con líderes (tomadores de decisiones)
    • Encontrar soluciones de compromiso
    • Hacer seguimiento con Stakeholders
• Approver
  • Intenta limitarlo a un número lo más reducido posible
  • Tiene la última palabra sobre un aspecto del producto.
  • La persona suele variar de una actividad a otra.
  • No todos los ítems necesitan aprobación (en ese caso puede ser también el PM).
• Contributor
  • Proporciona opiniones expertas
  • No toma decisiones
  • Puede tener diferentes roles en la organización
• Informed
  • Se les actualiza sobre el progreso
  • No toman decisiones
  • Puede ser cualquiera cuyo trabajo pueda ser afectado

Como PM eres responsable de involucrar a todas las personas clave desde el principio (y mantener comprometidas). Esto implica:

• Saber identificar el rol y responsabilidad de todos los miembros del equipo (RACI es una buena herramienta en esta fase).
• Coordinar a todas las partes desde el principio (DACI es una mejor herramienta en esta fase).
• Mantener la comunicación y actualizar a todos los niveles para que nunca decaiga el nivel de compromiso.