El trabajo remoto (a menudo llamado teletrabajo o home office) se está imponiendo con una celeridad que hace unos meses habría sido difícil de predecir. Desde el punto de vista tecnológico, hace ya años que muchas empresas están preparadas para soportarlo. Sin embargo, existían (y existen) muchos reparos culturales, jurídicos y fiscales a la hora de dar un paso tan importante.
La pandemia ha dejado a un lado la discusión, pues la necesidad y el sentido común se han impuesto a las dudas. Tal vez una de las pocas cosas que podemos agradecer a la pandemia. Las empresas están empezando a vislumbrar las ventajas de esta forma de trabajo. El número de bajas por enfermedad se ha reducido considerablemente, la productividad se ha mantenido e incluso en algunos casos ha aumentado. También podríamos hablar de las ventajas sobre la calidad de vida y sobre el impacto medioambiental, pero eso daría para otro artículo.
En este queremos centrarnos en un aspecto más material: ¿qué es lo mínimo que un empleado necesita para ejercer el trabajo desde casa? ¿Qué gastos deberían cubrir las empresas? ¿Cómo se tributan las compensaciones o reembolsos por esos gastos?
El ámbito jurídico al que nos ceñimos es la legislación española, sobre todo a partir de la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 28/2020 que regula (entre otras cosas) los costes del teletrabajo.
Empecemos por lo fundamental: Internet y un portátil
Lo más importante que un empleado necesita para trabajar en remoto es, por supuesto, una conexión a Internet de alta velocidad y un portátil. La preferencia por el portátil frente a la estación de sobremesa es obvia: permite conmutar fácilmente entre la casa y la oficina.
Veamos cómo se ha comportado la popularidad mundial de la palabra laptop desde el comienzo de la pandemia:
En cuanto a la conexión a Internet, lo ideal es un punto de acceso Wi-Fi con una conexión de fibra óptica que nos garantice el ancho de banda necesario para hacer videollamadas y acceder a los recursos remotos de la empresa. Por suerte casi todo el mundo tiene una buena conexión en casa.
¿Pero quién debe pagar por ella? El uso que se haga será tanto privado como para desarrollar la actividad laboral. ¿No debería ser parcialmente pagada por el empleador? Más tarde llegaremos a ese punto.
Entretanto sigamos con los elementos necesarios para un home office satisfactorio:
Un paquete básico de Home Office
Al comienzo de la pandemia, la empresa para la que trabajo nos mandó a casa y a los pocos días recibimos un paquete de “trabajo en remoto”. Este kit contenía, además del portátil, los siguientes elementos:
- Bolígrafo, libreta y taza personalizada con el branding de la empresa: en especial la taza fue todo un detalle, pues la “hora del café” es un elemento cultural muy importante en el ámbito laboral. Que el logo de tu empresa aparezca de alguna forma en tu escritorio de trabajo, envía un mensaje claro al trabajador: Donde tú trabajes, ahí está la empresa. Es la metáfora de la deslocalización del empleo. Hay empresas especialistas en branding como Maxilia España que ofrecen este servicio.
- Headset: un set de auriculares y micrófono para las videoconferencias. Éste puede ser junto al portátil y la conexión a Internet el elemento más importante, pues la comunicación es el principal problema en el trabajo remoto. Además evita que el resto de inquilinos escuchen conversaciones sensibles.
- Teléfono móvil y tarjeta SIM: aunque ya muchas empresas utilizan VoIP para hacer llamadas al exterior, este es uno de los gastos de explotación que las empresas deberían asumir. Una de las principales ventajas de una tarjeta SIM de empresa es que sirve de backup para la conexión a Internet en caso de que nuestra conexión de casa deje de funcionar: ¡la red 4G te puede salvar un día de mala conexión!
- Mascarillas FFP2: para las ocasiones en que tengamos que ir a la oficina para alguna reunión importante. En la web de Maxilia.es también podréis encontrar diferentes modelos de mascarillas personalizadas para vuestros empleados.
Para mucha gente, este es el paquete básico, pues contiene los mínimos elementos que se necesitan para emular el trabajo en la oficina.
Volviendo a mi situación particular, la empresa nos permitió traernos los monitores, las sillas ergonómicas o cualquier cosa que pudiéramos necesitar. En cuestión de dos días, desmantelamos las oficinas y nos las llevamos a casa. Sé de muchas empresas que ofrecieron un “paquete básico” de Home Office en los mismo términos.
Pero también me consta que muchas empresas, sobretodo las más pequeñas, no pueden permitirse una inversión para remotizar a sus trabajadores. Tengamos en cuenta que en España el 97,23% del total de empresas son PYMES con menos de 10 empleados. Quizás sean estas PYMES las que saldrían más perjudicadas de la inversión a la que la nueva ley del teletrabajo les podría obligar.
Otros elementos opcionales
- USB-drive o Disco duro externo: por seguridad muchas empresas recomendarán a sus empleados almacenar los datos sensibles en un disco duro externo que después de la sesión ha de ser guardado bajo llave. Esto forma parte de las políticas de seguridad contempladas por la RGPD. Si esta medida forma parte de la política de seguridad de datos, deberán proveer el disco duro y los elementos de seguridad adicionales. De igual forma, puedes crear USB personalizados en la web de Maxilia.
- Docking station: este dispositivo permite conectar el ordenador portátil a nuestros periféricos (monitores, teclados, cables de Internet, etc) de forma que podamos organizar mejor nuestra estación de trabajo en casa y trabajar con mayor comodidad, como si se tratara de una estación de sobremesa.
- Conexión VPN: aunque este es un elemento “software”, algunas empresas requerirán el uso de VPN para trabajar desde casa, lo cual también podría suponer un gasto adicional para aquellas empresas que no estén preparadas.
- Licencias de Zoom, Slack o similares: las aplicaciones de videoconferencia y mensajería profesional se están haciendo de oro en esta época. Las opciones premium incluyen una mejor calidad de videollamada, número de usuarios, sin límites de tiempo (con Zoom, por ejemplo, cada sesión gratuita está limitada a 40 minutos), etc.
De todo esto, ¿qué están las empresas obligadas a proveer o pagar?
Hasta hace unas semanas, en España no había leyes que regularan la actividad del teletrabajo. Sólo existía una mención muy por encima en un artículo del Estatuto de Trabajadores. Básicamente decía que el trabajo en remoto tiene la misma consideración que el trabajo ejecutado físicamente en la empresa.
Por suerte para los trabajadores (y quizás por desgracia para muchas empresas pequeñas ) el Ministerio de Trabajo ha puesto en marcha la llamada ‘Ley de Trabajo a Distancia’ del 29 de septiembre, que regulará las nuevas condiciones del teletrabajo. En esta nueva ley se contempla un “mecanismo de compensación de todos los gastos, directos e indirectos, que pudiera tener la persona trabajadora por el hecho de prestar servicios a distancia“.
En concreto, los artículos 11 y 12 de la Ley del Teletrabajo determinan por un lado que el “derecho a la dotación suficiente y mantenimiento de medios, equipos y herramientas” y “el derecho al abono y compensación de gastos”.
Lo que esta ley viene a decir es que la empresa debe hacer frente a los gastos de material, equipo y servicios para que el trabajador pueda desarrollar su actividad laboral.
¿Se consideran gastos de empresa los suministros del hogar como Internet o electricidad?
Sí, según la nueva ley estos formarían parte de los servicios para desarrollar la actividad laboral. La cuestión es que los suministros del hogar también son de uso privado, por lo que todavía se debe concretar (quizás a través de convenio) si:
- a) se hace un ingreso al trabajador total, o
- b) sólo por la proporción destinada a uso laboral como reembolso libre de impuestos.
Queda por ver la forma en la que la empresa abonará ese gasto, si en rendimientos del trabajo o en especie; por adelantado o a posteriori, etc. Si opta por hacer un ingreso al trabajador, se podría entender como un reembolso, pero esto plantea otra pregunta:
¿Cómo tributar las compensaciones económicas por trabajo remoto en el IRPF?
Según los expertos, la respuesta todavía no está clara. Pero salvo que el uso sea exclusivamente laboral (que no suele ser el caso), habrá que pagar impuestos sólo por la parte proporcional al uso privado o particular que se hace. Es decir, si la empresa te reembolsa la factura completa de la luz o de Internet, sólo la parte dedicada a la actividad laboral estaría libre de impuestos.
Sin embargo, no hay certidumbre en torno al significado de “exclusividad” en el uso de Internet, luz o calefacción. ¿Cómo se mide el uso privado o uso laboral? ¿Cómo se calcula esta exclusividad cuando varios inquilinos de una vivienda hacen uso simultáneo de esos suministros cuando trabajan desde casa para diferentes empresas?
La nueva ley de teletrabajo se ha puesto en marcha en tiempo récord y a trompicones. Ahora queda ver cómo se resuelven estas incógnitas y los problemas particulares de su implementación.
Lo único que sí está claro es que las empresas tendrán que tomarse en serio estas medidas. Y como consecuencia, hacer un cálculo de coste-beneficio que podría llevar al cierre de muchas oficinas.